Product Lidership Support

Poniżej prezentuję case study, w którym przedstawiam szczegóły współpracy z dynamicznie rozwijającym się startupem technologicznym. Zadaniem Plucky Rebels było zoptymalizowanie zarządzania produktem, procesów developerskich oraz wsparcie przekształcenia organizacji. Dzięki temu mogliśmy udrożnić prace nad innowacyjnym produktem i skutecznie doprowadzić do wydania jego pierwszej wersji produkcyjnej.

Klient

Nasz klient to dynamiczny startup z branży deep-tech, który dąży do zrewolucjonizowania komunikacji między osobami niesłyszącymi a słyszącymi. Ich innowacyjny projekt zakładał stworzenie zaawansowanego tłumacza języka migowego, który potrafi w czasie rzeczywistym rozpoznawać i tłumaczyć migane wypowiedzi na tekst lub mowę.

Rozwiązanie to, oparte na najnowszych technologiach z zakresu sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, miało funkcjonować na urządzeniach mobilnych, takich jak smartfony i tablety. Dzięki temu aplikacja mogłaby być zawsze pod ręką, oferując użytkownikom wygodę i niezależność w codziennej komunikacji.

Wyzwania

1. Młody i niedoświadczony zespół. Startup składał się głównie z młodych, członków zespołu, którzy mieli ograniczone doświadczenie w pracy nad zaawansowanymi projektami technologicznymi. Brak odpowiedniego doświadczenia prowadził do błędów, opóźnień oraz trudności w komunikacji.
2. Praca deweloperów w niepełnym wymiarze godzin. Developerzy byli zaangażowani w projekt w niepełnym wymiarze godzin, co utrudniało koordynację prac oraz osiąganie spójności w realizacji zadań. Fragmentaryczne zaangażowanie zespołu sprawiało, że postęp był nierównomierny oraz trudniejszy do zarządzania.
3. Brak zdefiniowanego procesu developerskiego. Brak jasno określonych i ustalonych procesów developerskich prowadził do chaotycznej pracy oraz braku efektywności. Bez standardowych procedur trudno było monitorować postępy, identyfikować problemy oraz zapewniać wysoką jakość kodu.
4. Brak zarządzania produktem. W projekcie brakowało odpowiedniego zarządzania produktem, co skutkowało brakiem spójnej wizji rozwoju aplikacji oraz brakiem priorytetyzacji funkcji. Brak planowania i strategii rozwoju produktu powodował, że zespół tracił czas na niewłaściwe zadania, co opóźniało wprowadzenie aplikacji na rynek.

Krok 1: Analiza aktualnej sytuacji

Na wstępie przeprowadziliśmy indywidualne rozmowy ze wszystkimi członkami zespołu aby poznać ich rolę w projekcie, stopień zaangażowania oraz ich ocenę sytuacji. W drugim kroku zrobiliśmy analizę sposobu zarządzania produktem oraz procesu developerskiego. Rezultatem tej pracy były:

• profil kompetencji każdego członka zespołu
• identyfikacja kluczowych wyzwań i problemów z perspektywy zespołu
• dokumentacja obecnych procesów i narzędzi
• lista problemów i braków w komunikacji i współpracy
• kilkustronicowa diagnoza z rekomendacjami konkretnych działań i zmian.

Podczas analizy skorzystaliśmy między innymi z:

• rozmowy jeden-na-jeden
• wywiady pogłębione
• mapowanie procesów
• Mapowanie Strumienia Wartości (Value Stream Mapping)
• Mapowanie Produktu (Product Mapping)

Po zakończeniu analizy zrealizowaliśmy:

• roadmapę rozwoju produktu
• mapę docelowego procesu developerskiego
• plan zmiany organizacji pracy
• plan uzupełnienia brakujących kompetencji

Krok 2: Wprowadzenie procesu developerskiego

W kolejnym kroku wdrożyliśmy spójny proces developerski obejmujący obszar od wyboru celu i zadań do realizacji, aż do wydania skończonej pracy jako działającej funkcji systemu. Zaczęliśmy od wyboru pasującej metodyki pracy. Nasz wybór padł na przyrostowe dostarczanie oprogramowania. Jej wdrożenie obejmowało wspólne zaprojektowanie procesu podczas warsztatów oraz przeszkolenie zespołu. Zdefiniowane procesy obejmowały planowanie sprintów, regularne spotkania statusowe, przeglądy sprintów oraz retrospektywy, co pozwoliło na regularne monitorowanie postępów i wprowadzanie usprawnień. Opracowaliśmy również zasady wykorzystania narzędzi do zarządzania projektami oraz komunikacji. Regularne retrospektywy umożliwiały ciągłe doskonalenie procesów. Wsparcie mentorskie oraz sesje coachingowe przyczyniły się do rozwoju umiejętności zespołu, poprawiając jego efektywność i jakość pracy.

Osiągnięte rezultaty:

• zwiększenie świadomości celu realizowanych zadań
• osiągnięcie poziomu ponad 70% zrealizowanych celów sprintów w terminie
• ograniczenie do 50% liczby zadań w toku
• zmniejszenie o 50% liczby błędów identyfikowanych po wydaniu funkcjonalnośc

Krok 3: Wprowadzenie zarządzania produktem

Kolejnym elementem transformacji było wprowadzenie solidnych ram zarządzania produktem. Rozpoczęliśmy od wyznaczenia Product Ownera odpowiedzialnego za zarządzanie wartością produktu. Następnie, wraz z zespołem, zdefiniowaliśmy jasną i inspirującą wizję produktu, która stała się wyznacznikiem kierunku naszych działań. Dzięki temu wszyscy członkowie zespołu zyskali wspólne zrozumienie celu, do którego dążymy. Kolejnym krokiem było stworzenie uporządkowanego backlogu, w którym priorytetyzowaliśmy zadania o najwyższej wartości dla użytkowników. Zwieńczeniem tego procesu było opracowanie roadmapy, określającej harmonogram i kierunki rozwoju, co umożliwiło skoncentrowanie się na najważniejszych elementach rozwiązania i efektywne zarządzanie zasobami.

Rezultatem pracy były:

• Jasna i spójna wizja produktu zrozumiała dla wszystkich członków zespołu
• Zorganizowany backlog produktu z jasno określonymi priorytetami
• Zwiększone skupienie zespołu na wyznaczonych celach

Wykorzystane techniki:

• Ścieżka klienta czyli Customer Journey
• Event Storming – mapowanie zdarzeń w systemie
• Mapowanie Historii Użytkownika – User Story Mapping

Dalsze podjęte działania:

• Regularne przeglądy backlogu produktu i roadmapy
• Edukacja Product Ownera i zespołu w zakresie zarządzania produktem
• Monitorowanie postępów i iteracyjna poprawa procesu

Krok 4: Stabilizacja i monitoring procesów

Po wprowadzeniu kluczowych zmian w sposobie pracy zespołu, nadszedł czas na stabilizację i monitorowanie procesów oraz wzmocnienie komunikacji. Stabilizacja obejmowała wdrożenie i dokumentację standardów pracy, optymalizację narzędzi oraz regularne spotkania zespołowe. Monitorowanie koncentrowało się na śledzeniu metryk i kluczowych wskaźników wydajności (KPI), co pozwalało na bieżąco oceniać postępy i jakość pracy. Regularne retrospektywy umożliwiały zespołowi ciągłe doskonalenie procesów, wzmacniając kulturę otwartego feedbacku i nieustannego dążenia do poprawy. Dzięki tym działaniom zespół mógł pracować efektywniej, komunikować się skuteczniej i osiągać lepsze wyniki.

Krok 5: Wyjście z organizacji

Wyjście z organizacji po realizacji wszystkich przyjętych założeń oznacza przekazanie pełnej odpowiedzialności za dalsze działania zespołowi. Kluczowe jest, aby zespół był dobrze przygotowany do samodzielnego zarządzania procesami i kontynuowania rozwijania swoich umiejętności. Dzięki temu zapewniamy trwałość i efektywność w pracy zespołu IT, a także zdolność do adaptacji i dalszego rozwoju w przyszłości.

Podsumowanie

W wyniku podjętych działań, startup znacząco poprawił swoją efektywność operacyjną i jakość realizowanych projektów. Wprowadzenie:

• jasno zdefiniowanej wizji produktu oraz uporządkowanie backlog produktu pozwoliły zespołowi skoncentrować się na priorytetowych zadaniach, co przyczyniło się do osiągnięcia ponad 70% celów sprintów w terminie
• spójnego procesu developerskiego i zarządzania produktem zaowocowało zwiększeniem przejrzystości oraz zrozumienia celów wśród wszystkich członków zespołu.

Dodatkowo, wdrożenie regularnych retrospektyw oraz wsparcie mentorskie i coachingowe przyczyniły się do:

• ciągłego doskonalenia umiejętności zespołu i optymalizacji procesów
• zmniejszenia liczby błędów
• ograniczenia liczby zadań w toku
• wzrostu jakości pracy i efektywności operacyjnej.

Stabilizacja i monitorowanie procesów zapewniły zespołowi stabilne fundamenty do dalszego rozwoju, a kultura otwartego feedbacku i współpracy sprzyjała innowacyjności i zaangażowaniu. W rezultacie, startup nie tylko zdołał przezwyciężyć początkowe trudności, ale również zbudował solidne podstawy do przyszłych sukcesów rynkowych.

Wykorzystane kompetencje zespołu Plucky Rebels:

• tymczasowy Manager Produktu / interim Product Manager
• tymczasowy Manager Zespołu / interim Team Manager
• Agile Coach / Scrum Master
• Architekt AI / ML